Hộp thư: nhận và trả lời tin nhắn

Hộp thư gom tin nhắn của tất cả tài khoản Zalo đã kết nối về một màn hình, để cả đội cùng đọc và trả lời khách.

Mở hộp thư

Bấm biểu tượng Hộp thư ở góc trên bên phải thanh tiêu đề. Khi có tin chưa đọc, biểu tượng hiện chấm đỏ kèm số lượng.
Hộp thư mở ở chế độ toàn màn hình. Để quay lại ứng dụng, bấm nút mũi tên Quay lại ứng dụng ở góc trên bên trái.

Cấu trúc màn hình

Dải tài khoản (mép trái, chỉ hiện khi bạn có từ 2 tài khoản trở lên): avatar từng tài khoản Zalo kèm số tin chưa đọc và chấm màu trạng thái kết nối. Bấm avatar để chuyển sang hội thoại của tài khoản đó.
Danh sách hội thoại: lọc bằng các tab Tất cả, Của tôi, Chưa gán, Chưa trả lời, Chưa đọc, Đã lưu trữ; tìm nhanh bằng ô Tìm tên hoặc số điện thoại…. Ở mỗi hội thoại, avatar nhỏ của người phụ trách hiện ở góc dưới bên trái avatar liên hệ (chưa ai phụ trách thì không hiện).
Khung chat ở giữa: lịch sử tin nhắn và ô soạn tin. Trên đầu khung chat có chip Người phụ trách và nút xem thông tin liên hệ.
Hồ sơ liên hệ (panel phải): xem và sửa nhanh trạng thái chăm sóc (mục Chăm sóc), Thẻ, Ghi chú, Tài khoản liên kết, hoặc bấm Chỉnh sửa để mở hồ sơ đầy đủ.

Trả lời khách

Chọn hội thoại, gõ vào ô Nhập tin nhắn… rồi nhấn Enter để gửi.
Ngoài văn bản, bạn có thể bấm các nút công cụ cạnh ô soạn: Gửi ảnh / video, Gửi tệp / tài liệu, Gửi sticker, và Mẫu tin nhanh (chèn mẫu soạn sẵn).
Chỉ gửi được khi tài khoản Zalo đang ở trạng thái Đang hoạt động.

Dưới tin nhắn vừa gửi, bạn thấy trạng thái gửi cập nhật dần: Đã gửi (tin đã đi) → Đã nhận (đã tới máy khách) → Đã xem (khách đã đọc). Nếu gửi lỗi sẽ hiện Gửi lỗi kèm nút Thử lại.

Ai thấy gì (phân quyền)

Thành viên có quyền xem toàn bộ hộp thư sẽ thấy hội thoại của mọi tài khoản trong không gian làm việc.
Nhân viên (agent) chỉ thấy hội thoại của những tài khoản Zalo mình được gán phụ trách. Việc gán làm ở trang Tài khoản Zalo, cột Phụ trách. Xem Quản lý tài khoản Zalo.

Người phụ trách hội thoại

Mỗi hội thoại có thể gán cho một thành viên chịu trách nhiệm trả lời, để cả đội biết ai đang lo hội thoại nào, tránh trả lời trùng hoặc bỏ sót.

Trên đầu khung chat, bấm chip Người phụ trách (hiện “Chưa gán”, “Tôi phụ trách” hoặc tên người đang phụ trách) để mở danh sách.
Bấm Nhận xử lý để tự nhận hội thoại về mình.
Trong danh sách thành viên (cần quyền gán), bấm vào một người để gán hội thoại cho họ; bấm lại vào người đang phụ trách (có dấu tích) để bỏ gán.
Các tab Của tôi / Chưa gán / Chưa trả lời ở danh sách hội thoại giúp lọc nhanh theo người phụ trách và hội thoại khách đang chờ trả lời.

Làm việc chung, tránh giẫm chân nhau

Khi đồng nghiệp đang mở cùng hội thoại, bạn thấy dòng “đang xem” hoặc “đang soạn tin…” kèm tên họ.
Dùng chip Người phụ trách (mục trên) để một người “nhận” hội thoại; cả đội nhìn avatar người phụ trách trên danh sách là biết ai đang xử lý.

Gợi ý trả lời bằng AI

Khi gói của bạn có Trợ lý AI, phía trên ô soạn tin sẽ có nút Gợi ý AI. Khi khách nhắn đến, hệ thống cũng tự đề xuất một khối Gợi ý từ AI: bấm Dùng để đưa nội dung vào ô soạn (bạn vẫn sửa được trước khi gửi), hoặc Soạn lại để lấy gợi ý khác.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao tôi không thấy tài khoản hoặc hội thoại nào? Có thể bạn là nhân viên chưa được gán phụ trách tài khoản Zalo nào. Nhờ quản lý gán bạn vào cột Phụ trách ở trang Tài khoản Zalo.

Vì sao không gửi được tin? Tài khoản Zalo của hội thoại đó phải ở trạng thái Đang hoạt động. Nếu mất kết nối, vào Tài khoản Zalo và bấm Kết nối lại.

Chip Gợi ý AI không hiện? Tính năng này chỉ bật khi gói của không gian làm việc có Trợ lý AI. Xem bảng giá gói.